Ehrenamtliche Ordner bei Veranstaltungen richtig einbinden

Ehrenamtliche Helfer können bei Ihrem Fest einen großen Teil des Ordnungsdienstes tragen. Dafür braucht es drei Dinge: eine klare Aufgabe für jeden Posten, eine Einweisung vor Dienstbeginn und eine Grenze, ab der geschulte Sicherheitskräfte übernehmen. Ehrenamtliche Ordner halten Rettungswege frei, besetzen Eingänge, lenken Besucher und geben Infos. Wo sie Gäste abweisen, Streit schlichten oder Personen aus gesperrten Bereichen fernhalten müssen, gehört qualifiziertes Personal auf den Posten. Wie Sie Ihr Team aufstellen, wie viele Ordner Sie einplanen und was in die Schulung gehört, lesen Sie hier.

Kurz gesagt

• Ehrenamtliche Ordner handeln im Auftrag des Veranstalters und setzen dessen Hausrecht nach seinen Vorgaben durch. Polizeiliche Befugnisse haben sie nicht.
• Als grober Richtwert gilt ein Ordner je 50 Besucher. Die tatsächliche Zahl ergibt sich aus Ihrer Risikobewertung.
• Jeder Ordner bekommt vor dem Einsatz eine Einweisung: Aufgaben, Pflichten, Jugendschutz und die Auflagen Ihres Genehmigungsbescheids.
• Posten, Kräfteverschiebungen und Kommunikationswege gehören schriftlich in den Plan, am besten als Lageplan mit allen Einsatzpunkten.
• Wo direkter Kontakt mit Gästen und Zurückweisungen zu erwarten sind, setzen Sie professionelle Sicherheitskräfte ein und lassen Ehrenamt und Profis Hand in Hand arbeiten.

Inhaltsverzeichnis

• Was ehrenamtliche Ordner übernehmen und wo ihre Aufgabe endet
• Wie viele Ordner Ihre Veranstaltung braucht
• Ehrenamtliche gewinnen: Aufgabenprofil statt Rundmail
• Was in die Ordnerschulung gehört
• Einsatzplanung: Posten, Lageplan und Meldewege
• Verantwortung, Kennzeichnung und Versicherung
• Wann professionelle Sicherheitskräfte dazukommen sollten
• Unsere Sicht: Ehrenamt ist die Stärke Ihres Festes
• So unterstützen wir Ihr Vereinsfest
• Häufige Fragen
• Quellen

Was ehrenamtliche Ordner übernehmen und wo ihre Aufgabe endet

Der Ordnungsdienst ist das Werkzeug, mit dem Sie als Veranstalter Ihre Pflichten vor Ort erfüllen. Der Leitfaden des Landesverwaltungsamts Sachsen-Anhalt beschreibt ehrenamtliche Ordner als „verlängerten Arm“ des Veranstalters: Sie folgen seinen Anweisungen. Das heißt auch, dass die Verantwortung für das, was sie tun, bei Ihnen bleibt.

Das Ordnungsdienstkonzept aus dem Forschungsprojekt BaSiGo zählt typische Aufgaben auf. Dazu gehören:

• Sicherung des Geländes
• Freihalten von Flucht- und Rettungswegen
• Umsetzung des Einlasses
• Not- und Erstmaßnahmen
• Verkehrsposten
• Kommunikation mit Veranstalter, Sicherheitsbehörden und Besuchern

Viele dieser Aufgaben passen gut zu Vereinsmitgliedern. Wer das Gelände kennt, weiß, wo der Notausgang hinter dem Festzelt liegt, wo die Feuerwehr anfährt und welche Zufahrt am Samstagabend gern zugeparkt wird. Diese Ortskenntnis ist viel wert.

Die Grenze ist ebenso klar. Das Merkblatt der Stadt Weilheim für Ordner (Stand 2025) hält fest: Ordner setzen das Hausrecht nach den Vorgaben des Veranstalters durch, überwachen Eingänge und halten Notausgänge und Rettungswege frei. Polizeiliche Befugnisse haben sie nicht. Bei Problemen wird die Polizei gerufen, Konflikte werden nicht mit Gewalt gelöst. Auch das Landratsamt Ostallgäu weist darauf hin, dass selbst private Sicherheitskräfte keine Hoheitsrechte haben. Sie handeln privatrechtlich und im Rahmen der Not- und Jedermannrechte. Wie weit das Hausrecht reicht und wer es ausübt, erklären wir ausführlich in unserem Beitrag zum Hausrecht bei Veranstaltungen.

Eine Regel verdient eine eigene Zeile: Wer Ordnerdienst hat, trinkt keinen Alkohol. Laut dem Weilheimer Merkblatt dürfen alkoholisierte Ordner nicht eingesetzt werden, und der Alkoholgenuss sollte vom Dienstantritt bis zum Veranstaltungsende untersagt sein. Im Verein ist das oft der heikelste Punkt, weil Helfer nach der Schicht gern mitfeiern. Sagen Sie es deshalb schon bei der Anfrage, nicht erst am Abend.

Wie viele Ordner Ihre Veranstaltung braucht

Eine feste Formel für die Ordneranzahl gibt es nicht. Es gibt aber einen Richtwert, mit dem Behörden arbeiten. Das Landratsamt Ostallgäu empfiehlt je nach Charakter der Veranstaltung einen Ordner pro 50 Besucher. Es betont zugleich, dass die Frage nach professionellen Sicherheitskräften von der Größe der Veranstaltung und vom erwarteten Gefahrenpotenzial abhängt. Der Leitfaden aus Sachsen-Anhalt sagt dasselbe für Ehrenamt und Sicherheitsdienst: Die Zahl wird aus der Risikobewertung abgeleitet.

Der Richtwert ist also ein Startpunkt, kein Ergebnis. Diese Faktoren treiben die Zahl nach oben oder unten:

• Publikum: Familiennachmittag oder Partynacht mit jungem Publikum
• Alkohol: Ausschank ja oder nein, bis wann, wie viel
• Gelände: offenes Areal mit vielen Zugängen oder Halle mit einem Eingang
• Zeitlicher Verlauf: gleichmäßiger Besuch oder Spitzen bei Einlass, Programmhöhepunkt und Ende
• Besondere Punkte: Bühne, Kassen, Ausgang zur Straße, Parkflächen

Methodisch sauber vorgehen können Sie mit unserer Anleitung zur Risikoanalyse für Veranstaltungen.

Rechenbeispiel: Sommerfest mit 1.200 Gästen

Ein Sportverein erwartet an einem Samstagabend bis zu 1.200 Besucher auf dem Vereinsgelände, mit Bierzelt und Band. Nach dem Richtwert von 1 zu 50 wären das 24 Ordner gleichzeitig im Dienst. Diese Zahl zerlegen Sie dann nach Posten:

Wichtig ist die Reserve. Wer jeden Ordner fest auf einen Posten setzt, hat keine Pausenablösung und niemanden, der bei einem Zwischenfall hinzukommen kann. Ebenso wichtig: Die Zahl gilt für die Zeit, in der gleichzeitig Ordner im Dienst sein müssen. Bei einem Fest von 16 bis 1 Uhr brauchen Sie also deutlich mehr Personen auf der Helferliste als 24.

Ehrenamtliche gewinnen: Aufgabenprofil statt Rundmail

„Wer hat Samstag Zeit für Ordnerdienst?“ ist die schwächste Form der Anfrage. Sie bekommt Zusagen von den Immer-Gleichen, und niemand weiß, worauf er sich einlässt. Der Deutsche Motor Sport Bund beschreibt in seinem Ehrenamtszyklus für Vereine, wie es besser geht: mit klaren Aufgabenprofilen, persönlicher Ansprache und einer strukturierten Einarbeitung.

Für den Ordnerdienst heißt das konkret:

1. Posten beschreiben. Für jeden Posten zwei, drei Sätze: Ort, Zeitfenster, was dort zu tun ist, was nicht dazugehört.
2. Persönlich fragen. Sprechen Sie Mitglieder gezielt auf einen Posten an, der zu ihnen passt. Der ruhige Platzwart steht gut an der Feuerwehrzufahrt, die Jugendtrainerin kennt das junge Publikum.
3. Voraussetzungen nennen. Volljährigkeit, kein Alkohol im Dienst, Teilnahme an der Einweisung. Wer das vorher weiß, sagt verbindlicher zu.
4. Rahmen zusagen. Verpflegung, Pausenraum, feste Ansprechperson und ein klares Dienstende.
5. Danke sagen. Ein Helferfest nach der Saison bindet Ihre Leute für das nächste Jahr.

Gute Vorbilder liefern große Sportverbände. Das Volunteer-Handbuch des Deutschen Handballbundes von 2026 sieht für Freiwillige unter anderem einen Aufenthaltsraum für Pausen vor und stimmt Einsatz- und Pausenzeiten während der Veranstaltung mit einer Betreuungsperson ab. Diese Struktur lässt sich auf jedes Vereinsfest übertragen.

Was in die Ordnerschulung gehört

Eine Einweisung ist keine Formalie. Sie entscheidet darüber, ob Ihr Ordner im Ernstfall weiß, was er tun soll. Das Merkblatt der Stadt Neunburg vorm Wald für Ordner- und Sicherheitsdienste nennt drei Pflichtinhalte: Aufgaben und Pflichten, die Jugendschutzvorschriften und die Auflagen aus dem Erlaubnisbescheid. Aus unserer Praxis ergänzen wir diese Punkte:

Die Zeiten sind ein Anhalt für ein mittelgroßes Vereinsfest, keine Vorschrift. Halten Sie die Einweisung kurz vor dem Einsatz und am Ort selbst ab. Ein Geländerundgang wirkt besser als jede Folie. Lassen Sie jeden Teilnehmer auf einer Liste unterschreiben, dass er eingewiesen wurde. Das hilft Ihnen, wenn später jemand fragt, wie Sie Ihr Personal vorbereitet haben.

Zum Thema Jugendschutz finden Sie die Pflichten des Veranstalters in unserem Beitrag zum Jugendschutz bei Veranstaltungen. Für den Notfallblock lohnt ein Blick in unsere Hinweise zum Notfallmanagement bei Events und zum Evakuierungsplan.

Einsatzplanung: Posten, Lageplan und Meldewege

Der Plan für Ihre Ehrenamtlichen muss auf eine Seite passen und von jedem verstanden werden. Das BaSiGo-Konzept empfiehlt, alle Einsatzpunkte tabellarisch und grafisch in einem sogenannten Pünktchenplan darzustellen. Darin stehen auch geplante Kräfteverschiebungen, etwa vom Einlass zur Bühnenabsperrung, wenn der Besucherstrom am Eingang abnimmt und die Band beginnt.

Für jeden Ordner sollte die Einsatzübersicht enthalten:

• Posten und Ort, eingezeichnet auf dem Lageplan
• Beginn, Ende und Pausenfenster
• Aufgabe in einem Satz
• Ansprechperson mit Handynummer
• Wohin er wechselt, wenn eine Kräfteverschiebung vorgesehen ist

Das DHB-Handbuch arbeitet genauso: mit Schichtübersichten, die Einsatzort, Einsatzzeit, Einsatzbereich und Aufgabe zeigen, und mit einer Geländekarte, auf der Ansprechpartner und Einsatzorte eingezeichnet sind.

Genauso wichtig ist der Meldeweg. Der Leitfaden aus Sachsen-Anhalt verlangt eine zuverlässige Kommunikation nach innen und außen und nennt Betriebsfunk und Telefonlisten als Beispiele. Ein Sicherheitskonzept benennt außerdem Verantwortliche, beschreibt Szenarien und legt Abläufe fest. Für Ihre Ehrenamtlichen heißt das: Jeder weiß, wem er meldet, und niemand ruft im Zweifel quer durchs Gelände. Wie Funk im Einsatz funktioniert, zeigt unser Leitfaden zur Funkkommunikation. Wie Sie Dienstzeiten mit einem Sicherheitsdienst abstimmen, lesen Sie im Beitrag zur Schichtplanung im Sicherheitsdienst.

Verantwortung, Kennzeichnung und Versicherung

Sobald Sie Ehrenamtliche als Ordner einsetzen, tragen Sie als Veranstalter die Verantwortung für deren Auswahl, Einweisung und Anleitung. Drei Punkte sollten Sie vor dem Fest klären.

Erkennbarkeit. Gäste, Sanitäter und Polizei müssen Ordner auf einen Blick erkennen. Westen oder Armbinden mit Aufschrift sind üblich. Für Versammlungen gelten eigene, strengere Regeln. Die Polizei Hamburg erläutert zu § 9 Versammlungsgesetz: Ordner müssen dort volljährig sein, dürfen keine Waffen tragen, werden durch weiße Armbinden mit der alleinigen Aufschrift „Ordner“ gekennzeichnet und sind an die Weisungen der Versammlungsleitung gebunden. Organisiert Ihr Verein eine Kundgebung statt eines Festes, sprechen Sie die Vorgaben mit Ihrer zuständigen Versammlungsbehörde ab.

Versicherung. Prüfen Sie zuerst die Versicherungen Ihres Vereins. Das Bayerische Staatsministerium für Familie, Arbeit und Soziales weist darauf hin, dass bei rechtlich selbstständigen Vereinen der eigene Versicherungsschutz vorrangig vor der staatlichen Ehrenamtsversicherung zu prüfen ist. Welche Policen Veranstalter wirklich brauchen, haben wir im Beitrag zum Versicherungsschutz bei Veranstaltungen zusammengestellt.

Auflagen aus dem Bescheid. Gemeinde oder Landratsamt legen in der Genehmigung oft fest, wie viele Ordner Sie stellen und ob ein Teil davon aus einem gewerblichen Sicherheitsdienst kommen muss. Lesen Sie den Bescheid deshalb vor der Helferplanung, nicht danach.

Wann professionelle Sicherheitskräfte dazukommen sollten

Ehrenamt und Sicherheitsdienst sind keine Gegensätze. Die besten Konzepte, die wir in der Region Augsburg erleben, verbinden beide: Vereinsmitglieder mit Ortskenntnis und geschulte Kräfte für die Posten mit Konfliktpotenzial.

Wo die Linie verläuft, beschreibt der Leitfaden aus Sachsen-Anhalt genau. Qualifiziertes Bewachungspersonal ist erforderlich, wenn direkter Kontakt und eine unmittelbare Einwirkung auf Gäste zu erwarten sind. Er nennt als Beispiele Zurückweisungen am Eingang, Streitschlichtung und das Verhindern des Betretens gesperrter Bereiche.

In der Praxis heißt das: Kontrollieren Sie am Einlass Taschen und weisen Sie Gäste ohne gültiges Ticket oder mit verbotenen Gegenständen ab, gehört dort Sicherheitspersonal hin. Gibt es eine Bühne mit Absperrung, einen Backstagebereich oder Kassen mit Bargeld, ebenfalls. Für die Taschenkontrolle haben wir die rechtlichen Grenzen der Taschenkontrolle zusammengefasst. Bei einer großen Besucherzahl, Alkohol bis spät in die Nacht oder bekannten Rivalitäten im Publikum steigt der Anteil der Profis entsprechend.

Ein gemischtes Team funktioniert, wenn drei Regeln gelten:

1. Eine Einsatzleitung. Eine Person führt alle Ordner, ehrenamtlich wie gewerblich. Doppelte Befehlsketten führen im Ernstfall zu Chaos.
2. Paarbildung. Ehrenamtliche an Eingängen arbeiten neben einer Sicherheitskraft, die übernimmt, wenn es eng wird.
3. Gemeinsame Einweisung. Alle hören dieselbe Einweisung und laufen denselben Geländerundgang.

Welche Qualifikationen gewerbliche Kräfte mitbringen sollten, lesen Sie in unserem Beitrag zur DIN 77200 für Sicherheitsdienste. Eine Übersicht über alle Planungsschritte gibt die Checkliste zur Veranstaltungssicherheit.

Unsere Sicht: Ehrenamt ist die Stärke Ihres Festes

Wir arbeiten seit Jahren mit Vereinen, Veranstaltern und Kommunen rund um Augsburg. Unsere Erfahrung: Die Helfer aus dem Verein sind kein Notbehelf, sondern ein Gewinn. Sie kennen das Gelände, die Stammgäste und die Nachbarn. Kein Sicherheitskonzept ersetzt dieses Wissen.

Deshalb planen wir nicht an Ihren Ehrenamtlichen vorbei, sondern mit ihnen. Wir schauen gemeinsam, welche Posten Ihre Leute gut abdecken und wo unsere Kräfte den Rücken freihalten: am Einlass, an der Bühne, bei Konflikten. So stehen Ihre Mitglieder dort, wo sie sich wohlfühlen, und niemand muss eine Rolle übernehmen, für die er nicht ausgebildet ist.

Weil wir ehrenamtliches Engagement schätzen, bieten wir Vereinen spezielle Konditionen. Und weil Genehmigungen oft der aufwendigste Teil sind, erstellen wir das Sicherheitskonzept auf Wunsch inklusive Behördengängen aus einer Hand.

Frank

So unterstützen wir Ihr Vereinsfest

Sie möchten Ihre Ehrenamtlichen einbinden und die kritischen Posten professionell besetzen? Die Agentur EMV übernimmt Einlass- und Zugangskontrollen, Bühnen- und Backstagesicherung, Außenkontrollen und Parkplatzmanagement. Auf Wunsch kommen Sanitätsdienst, Stagehands und Servicekräfte dazu. Wir erstellen mit Ihnen ein individuelles Sicherheitskonzept, stimmen es mit den örtlichen Behörden ab und planen Ihre Helfer und unsere Kräfte gemeinsam ein.

Alle Leistungen für Feste, Konzerte und öffentliche Veranstaltungen finden Sie auf unserer Seite zum Veranstaltungsschutz für Vereine und Veranstalter. Ergänzendes Personal wie Sanitätsdienst oder Stagehands stellen wir über unseren Personalservice für Events. Was ein Einsatz typischerweise kostet, erklären wir im Beitrag zu den Kosten für einen Sicherheitsdienst.

Häufige Fragen

Dürfen Vereinsmitglieder ohne Ausbildung als Ordner arbeiten?

Für einfache Ordneraufgaben wie das Freihalten von Rettungswegen oder das Einweisen auf dem Parkplatz reicht in der Regel eine gründliche Einweisung durch den Veranstalter. Sie müssen nüchtern sein und dürfen keine polizeilichen Befugnisse ausüben. Für Aufgaben mit direktem Einwirken auf Gäste, etwa Zurückweisungen am Einlass, empfehlen behördliche Leitfäden qualifiziertes Bewachungspersonal. Was im Einzelfall gilt, steht in Ihrem Genehmigungsbescheid.

Wie viele Ordner brauche ich für 500 Besucher?

Nach dem Richtwert von einem Ordner je 50 Besucher wären es zehn Ordner, die gleichzeitig im Dienst sind. Dazu kommen Ablösungen für Pausen und eine Reserve. Hohe Risiken wie Alkohol bis spät in die Nacht, viele Zugänge oder eine Bühne erhöhen die Zahl. Ihre Genehmigungsbehörde kann eine andere Zahl vorgeben.

Wie lange dauert eine Einweisung für ehrenamtliche Ordner?

Für ein mittelgroßes Vereinsfest planen wir etwa eine bis eineinhalb Stunden ein, inklusive Geländerundgang. Pflichtinhalte sind Aufgaben und Pflichten, Jugendschutz und die Auflagen aus dem Bescheid. Halten Sie die Teilnahme schriftlich fest.

Sind ehrenamtliche Ordner versichert?

Prüfen Sie zuerst die Haftpflicht- und Unfallversicherungen Ihres Vereins. Das Bayerische Sozialministerium weist darauf hin, dass bei rechtlich selbstständigen Vereinen diese Versicherungen vorrangig vor der staatlichen Ehrenamtsversicherung greifen. Klären Sie Lücken vor dem Fest mit Ihrem Versicherer.

Können Ehrenamtliche und Sicherheitsdienst gemeinsam arbeiten?

Ja, und das ist bei vielen Vereinsfesten die beste Lösung. Entscheidend sind eine gemeinsame Einsatzleitung, eine gemeinsame Einweisung und klare Zuständigkeiten je Posten. Ehrenamtliche übernehmen Rettungswege und Lenkung, die Sicherheitskräfte Einlass und Konfliktsituationen.

Quellen

• Stadt Weilheim: Merkblatt Ordner bei Veranstaltungen (2025)
• BaSiGo: Ordnungsdienstkonzept
• Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt: Sicherheitskonzepte für Großveranstaltungen (2019)
• Landratsamt Ostallgäu: Ordnungsdienst
• Landratsamt Ostallgäu: Sicherheitsdienst
• DMSB: Ehrenamtszyklus für Vereine
• Deutscher Handballbund: Volunteering-Handbuch (2026)
• Stadt Neunburg vorm Wald: Merkblatt für den Ordner- oder Sicherheitsdienst
• Polizei Hamburg: Ordner bei einer Versammlung
• Bayerisches Staatsministerium für Familie, Arbeit und Soziales: Bayerische Ehrenamtsversicherung

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