Künstlerbetreuung und Sicherheit: So schützen Sie Acts backstage

Künstlerbetreuung und Sicherheit gehören zusammen. Auf vielen Veranstaltungen werden sie trotzdem getrennt geplant: Die Betreuung kümmert sich um Hotel, Catering und Zeitplan, die Security um Einlass und Publikum. Dazwischen liegt genau der Bereich, in dem es eng wird. Das ist der Weg vom Fahrzeug in die Garderobe, der Gang zur Bühne und der Moment nach dem letzten Song. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie Künstler, Crew und Backstage so absichern, dass der Act sich wohlfühlt und niemand ungebeten hinter der Bühne steht. Das gilt vom Dorffest mit Coverband bis zum Open Air mit Headliner.

Kurz gesagt

• Planen Sie den Schutz entlang der Wege des Künstlers: Ankunft, Garderobe, Bühne, Meet & Greet, Abfahrt. Jede Station braucht eine zuständige Person.
• Die häufigste Lücke ist das Ende des Auftritts. Begleitet wird, bis das Fahrzeug das Gelände verlassen hat.
• Backstage ist eine eigene Zone mit eigener Absperrung, eigenem Zugang und einer klaren Regel, wer hinein darf.
• Veranstalter, Betreiber der Spielstätte, Sicherheitsdienst und Management legen die Zuständigkeiten vorher schriftlich fest, nicht erst am Abend.
• Künstlerbetreuer betreuen, Sicherheitskräfte sichern. Beide Rollen arbeiten eng zusammen, ersetzen sich aber nicht.

Inhaltsverzeichnis

• Wo Betreuung endet und Sicherheit beginnt
• Welche Risiken hinter der Bühne lauern
• Der Weg des Künstlers: sieben Stationen
• Backstage-Zonen sauber trennen
• Wer was verantwortet: Veranstalter, Betreiber, Security und Management
• Den Security-Rider richtig lesen
• Wenn es ernst wird: Eindringlinge und Bedrohungen
• Unsere Sicht aus der Praxis
• Backstage-Schutz mit der Agentur EMV
• Häufige Fragen
• Quellen

Wo Betreuung endet und Sicherheit beginnt

Künstlerbetreuung ist zunächst Organisation. Dazu gehören Unterkunft, Transport und Verpflegung. Dazu gehört auch die Abstimmung von Soundcheck und Auftrittszeit und eine feste Ansprechperson vor Ort, von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Abreise. Das ist Gastgeberarbeit, und sie entscheidet darüber, ob ein Act gerne wiederkommt.

Sicherheit ist etwas anderes. Sie fragt nicht, ob das Catering pünktlich steht. Sie fragt, wer den Garderobengang betreten darf, wie der Künstler unbehelligt zur Bühne kommt und was passiert, wenn ein Fan über das Gitter klettert. Dafür braucht es geschultes Personal, das Zugänge kontrolliert, Wege freihält und im Ernstfall weiß, was zu tun ist.

In der Praxis überschneiden sich beide Aufgaben an mehreren Stellen:

• Zeitplan: Die Betreuung kennt die Running Order, die Security braucht sie, um Wege rechtzeitig freizumachen.
• Gästeliste: Die Betreuung pflegt sie, die Security setzt sie am Backstage-Zugang durch.
• Bewegungen: Jeder Gang des Künstlers über das Gelände ist Betreuungs- und Sicherheitsthema zugleich.
• Stimmung: Die Betreuung merkt zuerst, wenn ein Act sich unwohl fühlt oder ein Bekannter aus dem Umfeld Ärger macht. Die Security muss es sofort erfahren.

Deshalb arbeitet ein guter Künstlerbetreuer nie allein, und eine gute Backstage-Security kennt den Betreuer mit Namen. Auch bei kleinen Veranstaltungen kann eine einzelne erfahrene Person nicht beide Rollen gleichzeitig sauber ausfüllen: Wer gerade Getränke in die Garderobe bringt, steht nicht am Zugang.

Welche Risiken hinter der Bühne lauern

Wer an Backstage-Sicherheit denkt, denkt meist an aufdringliche Fans. Die Liste ist länger. Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung nennt in ihrer Schrift zur Sicherheit bei Veranstaltungen und Produktionen unter anderem elektrische Gefährdungen, Arbeiten in der Höhe, Lärm sowie Spezialeffekte wie Nebel oder Pyrotechnik. Hinzu kommen Risiken, die direkt die Personen betreffen:

Gerade der letzte Punkt wird unterschätzt. Je bekannter ein Künstler ist, desto mehr Menschen wollen ihn sehen, und desto schwerer lässt sich erkennen, wer davon ein Problem werden kann. Fragen Sie das Management deshalb früh, ob es bekannte Vorfälle, Stalker oder besondere Hinweise gibt.

Der Weg des Künstlers: sieben Stationen

Am verlässlichsten planen Sie Künstlerbetreuung und Sicherheit, wenn Sie den Tag aus Sicht des Acts durchgehen. Jede Station bekommt eine verantwortliche Person, einen Ort und eine Uhrzeit. Was nicht zugeordnet ist, wird am Abend improvisiert.

1. Anreise und Ankunft. Legen Sie fest, wo das Fahrzeug hält, wer den Act empfängt und wie er vom Stellplatz ins Backstage kommt, ohne den Publikumsbereich zu queren. Die Zufahrt muss frei sein, auch wenn der Einlass schon läuft.
2. Load-in und Soundcheck. Jetzt sind Crew, Technik und oft noch Aufbauhelfer gleichzeitig unterwegs. Der Backstage-Zugang sollte ab diesem Zeitpunkt kontrolliert sein, nicht erst ab Einlass.
3. Garderobe und Aufenthaltsbereich. Die Garderobe ist der Rückzugsort des Künstlers. Sie ist abschließbar oder durchgehend besetzt, und Wertsachen des Acts liegen nicht unbeaufsichtigt herum.
4. Gang zur Bühne. Der Weg ist kurz, frei von Kisten und Kabeln, beleuchtet und für Gäste gesperrt. Kurz vor dem Auftritt räumt die Security den Gang.
5. Auftritt. Die Posten im Bühnengraben haben das Publikum im Blick. Eine Sicherheitskraft steht am Bühnenaufgang und lässt nur Berechtigte durch.
6. Meet & Greet oder Autogrammstunde. Dauer, Teilnehmerzahl und Ort stehen vorher fest. Es gibt einen klaren Anfang, ein klares Ende und einen Ausweg für den Künstler.
7. Abreise. Die Zuständigkeit endet nicht mit dem letzten Song. Begleitet wird bis ins Fahrzeug und bis das Fahrzeug das Gelände verlassen hat.

Die siebte Station ist die heikelste. Nach dem Auftritt sinkt die Aufmerksamkeit im Team, gleichzeitig strömt das Publikum Richtung Ausgänge, und Fans wissen oft genau, wo der Tourbus steht. Planen Sie den Abgang deshalb so genau wie den Auftritt: wer begleitet, welcher Weg, welcher Ausgang, wann das Fahrzeug startet.

Ein praktisches Detail für lange Festivaltage: Künstlerbetreuer und Backstage-Posten müssen ständig telefonisch erreichbar sein, und ein leerer Akku um Mitternacht ist ein echtes Sicherheitsproblem. Praktische Lösungen zeigt der Ratgeber zum Handy laden beim Festival. Eine geladene Reserve gehört in jede Betreuer-Tasche.

Backstage-Zonen sauber trennen

Backstage ist kein einzelner Raum, sondern ein System aus Zonen. Bewährt hat sich eine Staffelung:

• Zone 1: Bühne und Bühnenaufgang. Nur Künstler, Bühnentechnik und benannte Crew.
• Zone 2: Garderoben und Künstlerbereich. Künstler, Management, Künstlerbetreuung, eingeladene Gäste nach Liste.
• Zone 3: Produktionsbereich. Crew, Technik, Catering, Dienstleister.

Jede Zone braucht eine erkennbare Grenze. Laut dem Merkblatt der vfdb zu Sicherheitsabsperrungen dienen Gitter und Zäune genau dazu: Sie trennen Bereiche und sichern Infrastruktur wie Bühnen und Backstage gegen unbefugten Zutritt. Bei größeren Konzerten mit Stehplätzen vor der Bühne kommt der Bühnengraben hinzu. Das ist der Bereich zwischen Bühnenkante und vorderer Absperrung, in dem Sicherheits- und Sanitätskräfte arbeiten. Die Hinweise der Landeshauptstadt München zu mobilen Sicherheitsabsperrungen beschreiben diesen Aufbau und die zweite Abschrankung mit Abstand zur Bühne.

Drei Regeln halten die Zonen dicht:

• Ein Zugang pro Zone, wo immer möglich. Jede zusätzliche Tür ist ein zusätzlicher Posten oder eine zusätzliche Lücke. Notausgänge bleiben selbstverständlich frei nutzbar, werden aber nicht zum Durchgang.
• Sichtbare Berechtigung. Bändchen oder Pässe in klar unterscheidbaren Farben je Zone. Die Security am Zugang kennt das System, bevor der erste Gast kommt.
• Keine Ausnahmen auf Zuruf. Wer nicht auf der Liste steht, kommt nicht rein, auch nicht der Bürgermeister oder der Cousin des Bassisten. Ausnahmen gibt nur eine benannte Person frei, meist die Künstlerbetreuung in Absprache mit dem Management.

Wer an den Zugängen Ausweise prüft, Gästelisten führt oder sogar Fotos und Namen erfasst, verarbeitet personenbezogene Daten. Was dabei gilt, lesen Sie in unserem Beitrag zum Datenschutz bei der Zugangskontrolle.

Wer was verantwortet: Veranstalter, Betreiber, Security und Management

Unklare Zuständigkeiten sind backstage gefährlicher als fehlendes Personal. Rechtlich ist die Grundverteilung klar. In Bayern regelt § 38 der Versammlungsstättenverordnung, dass der Betreiber für die Sicherheit der Veranstaltung und die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich ist. Die DGUV sieht den Veranstalter zugleich in der Verantwortung für alle sicherheitsrelevanten, organisatorischen und technischen Abläufe seiner Veranstaltung, ohne dass die Pflichten des Betreibers entfallen. Mehr zur bayerischen Verordnung finden Sie in unserem Überblick zur Versammlungsstättenverordnung Bayern.

Für die Praxis heißt das: Schreiben Sie auf, wer wofür steht. Der Musteraufbau eines Sicherheitskonzepts der hessischen Polizei sieht ausdrücklich veranstaltungsspezifische Angaben zu Rollen, Pflichten, Verantwortlichkeiten und Führungsstrukturen vor. Für den Künstlerbereich sollten mindestens diese Fragen beantwortet sein:

Bringt der Künstler eigene Personenschützer mit, gehören sie in diese Abstimmung. Sie kennen ihren Act, aber nicht Ihr Gelände. Klären Sie, wer im Zweifel führt und wie man sich gegenseitig erreicht. Klären Sie auch, dass mitgereiste Kräfte das Hausrecht des Veranstalters respektieren. Wie weit das Hausrecht reicht und wer es ausübt, erklärt unser Beitrag zum Hausrecht bei Veranstaltungen. Und für alle Gäste gilt: Bei öffentlichen Veranstaltungen ist das Führen von Waffen nach § 42 Waffengesetz grundsätzlich verboten, gesetzliche Ausnahmen bleiben davon unberührt.

Den Security-Rider richtig lesen

Viele Acts schicken neben dem technischen Rider und dem Catering-Rider eine Seite zu Sicherheitsanforderungen. Darin stehen oft Punkte wie diese: Anzahl der Sicherheitskräfte am Bühnenaufgang, abschließbare Garderobe, Begleitung vom und zum Fahrzeug, ein Bühnengraben ab einer bestimmten Publikumsgröße oder kein Zutritt für Fotografen ohne Freigabe.

Lesen Sie diesen Teil so früh wie den technischen Rider und beantworten Sie ihn schriftlich. Drei Antworten sind möglich: Das stellen wir, das lösen wir anders (mit Begründung), oder das können wir nicht. Ehrlich ist besser als stilles Ignorieren. Ein Tourmanager, der am Abend feststellt, dass die zugesagte Begleitung fehlt, verhandelt nicht lange.

Gleichen Sie den Rider außerdem mit Ihrem Gelände ab. Ein separater Künstlerausgang lässt sich in einer Stadthalle anders umsetzen als auf einer Festwiese. Hier hilft eine gemeinsame Begehung mit Betreiber, Bühnentechnik und Sicherheitsdienst, am besten mit dem Lageplan in der Hand. Fehlen Ihnen noch Grundlagen für die Gefährdungsbewertung des Geländes, finden Sie das Vorgehen in unserem Beitrag zur Risikoanalyse für Veranstaltungen.

Wenn es ernst wird: Eindringlinge und Bedrohungen

Trotz guter Planung steht irgendwann jemand, wo er nicht hingehört. Entscheidend ist, dass dann niemand improvisieren muss. Das Projekt BaSiGo zu Gewaltpotentialen bei Veranstaltungen betont, dass der Schutz vor Gewalt eine gemeinsame Aufgabe aller Beteiligten ist. Dazu gehören eine laufende Beobachtung der Lage und ein Krisenmanagement, das vorher feststeht.

Für den Künstlerbereich bedeutet das in der Praxis:

• Unbefugte Person im Backstage: freundlich ansprechen, Berechtigung prüfen, aus der Zone begleiten. Kein Gerangel vor der Garderobe und keine Diskussion vor dem Künstler.
• Person auf der Bühne: Die Posten am Bühnenaufgang und im Graben greifen nach eingeübtem Ablauf ein. Die Bühnentechnik weiß, ob und wann die Show unterbrochen wird.
• Konkrete Drohung gegen einen Act: sofort an die Einsatzleitung melden, den Künstler in einen sicheren Raum bringen, die Polizei informieren und den Auftritt erst nach einer Lagebewertung fortsetzen.

Für Helfer, Ehrenamtliche und Betreuer ohne Sicherheitsausbildung gilt der Rat der Polizeilichen Kriminalprävention zu Großveranstaltungen: bei bedrohlichen Situationen nicht allein eingreifen, sich Merkmale der Person einprägen und den Notruf 110 wählen. Wie Sie solche Abläufe insgesamt aufsetzen, zeigt unser Beitrag zum Notfallmanagement bei Events.

Unsere Sicht aus der Praxis

Wir sichern Veranstaltungen in Augsburg und der Region, vom Vereinsfest mit Bühnenprogramm bis zum Konzert. Dabei sehen wir immer wieder dasselbe Muster: Das Programm ist liebevoll geplant, die Band ist gebucht, der Getränkewagen steht. Aber bei der Frage, wer den Künstler nach dem Auftritt zum Auto bringt, schauen sich alle an.

Unsere Erfahrung ist, dass Backstage-Sicherheit selten an der Zahl der Kräfte scheitert, sondern an den Absprachen. Deshalb setzen wir uns vorher mit dem Veranstalter zusammen, gehen das Gelände durch und stimmen uns, wo nötig, mit den örtlichen Behörden ab. Dann weiß jede Kraft, welcher Weg gilt und wer entscheidet.

Außerdem legen wir Wert auf den Ton. Ein Künstler, der sich bewacht fühlt wie ein Gefangener, spielt schlechter. Freundlich, aufmerksam und unaufdringlich: So sollte Sicherheit backstage wirken. Gerade bei Vereinen, die viel ehrenamtlich stemmen, ist uns wichtig, dass die eigenen Helfer eingebunden bleiben. Wir ergänzen dort, wo Profis gebraucht werden.

— Frank

Backstage-Schutz mit der Agentur EMV

Sie brauchen für Ihr Fest, Ihr Konzert oder Ihre Firmenveranstaltung Unterstützung im Künstlerbereich? Wir übernehmen die Bühnen- und Backstagesicherung, den Personenschutz für Künstler, Ehrengäste und Sportler sowie die Arealbewachung. Auf Wunsch kommen Fahrerservice, Stagehands und Sanitätsdienst aus einer Hand dazu.

Alle Leistungen rund um den Schutz Ihrer Veranstaltung finden Sie auf unserer Seite zum Veranstaltungsschutz. Sicherheitskonzept, Behördengänge und Genehmigungen stimmen wir gerne direkt mit Ihnen ab. Für ehrenamtlich getragene Veranstaltungen gibt es besondere Konditionen.

Häufige Fragen

Braucht jede Band einen eigenen Sicherheitsdienst backstage?

Nicht jede Band, aber jede Veranstaltung mit Backstage braucht eine klare Zugangsregel und jemanden, der sie durchsetzt. Bei einer lokalen Band auf dem Vereinsfest kann ein besetzter Zugang genügen. Bei bekannten Acts, großem Publikum oder Hinweisen aus dem Management planen Sie zusätzlich Begleitung und Bühnenposten ein.

Darf der Künstlerbetreuer gleichzeitig die Security übernehmen?

Davon raten wir ab. Betreuung bedeutet ständige Bewegung zwischen Garderobe, Catering und Produktion. Sicherheit bedeutet feste Posten und volle Aufmerksamkeit für die Zugänge. Beide Rollen brauchen eigene Personen, die eng miteinander sprechen.

Was gehört in die Absprache mit dem Tourmanagement?

Ankunftszeit und Fahrzeug, die Zahl der Personen im Tross, die Gästeliste, eigene Personenschützer, besondere Gefährdungen und die Wünsche aus dem Security-Rider. Halten Sie die Ergebnisse schriftlich fest und geben Sie sie an Ihre Sicherheitsleitung weiter.

Wann sollte ein Bühnengraben eingeplant werden?

Sobald das Publikum dicht vor der Bühne steht und Druck nach vorne entstehen kann, typischerweise bei Konzerten mit Stehplätzen. Ob und in welcher Form er nötig ist, klären Sie mit Betreiber, Behörde und Sicherheitsdienst anhand der Besucherzahl und des Geländes.

Quellen

• DGUV: Sicherheit bei Veranstaltungen und Produktionen
• vfdb: Merkblatt Sicherheitsabsperrungen bei Veranstaltungen
• Landeshauptstadt München: Mobile Sicherheitsabsperrungen
• Bayerische Versammlungsstättenverordnung, § 38
• Polizei Hessen: Musteraufbau Sicherheitskonzept
• BaSiGo: Gewaltpotentiale bei Veranstaltungen
• Polizeiliche Kriminalprävention: Großveranstaltungen

Empfehlungen

• Ticketfälschung erkennen: So prüfen Veranstalter am Einlass
• Veranstaltungsschutz in Augsburg: Wie professionelle Eventsecurity Feste, Konzerte und Firmenveranstaltungen sicher planbar macht
• Risikoanalyse für Veranstaltungen: So gehen Sie methodisch vor
• Veranstaltungssicherheit Checkliste: Der vollständige Leitfaden für Planer